Zes tot negen uur per week tijdwinst bij documentwerk, nieuwe GovGPT-one-pager onderbouwt het met cijfers

Wat levert AI nu echt op voor een ambtenaar die de hele dag concepten schrijft, teksten herschrijft, brieven opstelt en documenten samenvat en vergelijkt? Gemeenten die een collegevoorstel voorbereiden stellen ons die vraag steeds vaker. CivAI zette het antwoord op één A4. Voor een fulltime medewerker van 36 uur is een netto tijdwinst van 6 tot 9 uur per week realistisch, onderbouwd met internationale onderzoeken en de uurtarieven van de Rijksoverheid. De one-pager is gratis te downloaden.

Download de one-pager Tijdwinst bij documentwerk (pdf, 1 pagina)

Waar de tijd zit

De one-pager neemt een gewone werkweek van 36 uur als uitgangspunt. Zeven uur eerste concepten opstellen, vijf uur herschrijven en inkorten, vier uur samenvatten, vijf uur analyseren en vergelijken, vier uur e-mails en brieven, en elf uur overleg en administratie. Op de schrijf- en analysetaken bespaart AI 20 tot 60 procent van de tijd, op overleg en administratie vrijwel niets. Bruto levert dat 7 tot 10 uur per week op. Na aftrek van de tijd voor controle op feiten, bronnen, juridische formuleringen en bestuurlijke toon blijft 6 tot 9 uur netto over.

Per taak wordt het concreet. Een brief herschrijven naar duidelijke B1-taal kost zonder AI 45 tot 60 minuten en met AI, inclusief controle, 20 tot 35 minuten. Een rapport van dertig pagina's samenvatten gaat van anderhalf tot twee uur naar 35 tot 60 minuten. Een concept-collegevoorstel structureren scheelt ongeveer een uur.

Drie scenario's

De one-pager werkt met drie scenario's. Voorzichtig, bij incidenteel gebruik en veel handmatige controle, 3 tot 5 uur per week. Realistisch, bij een vaste werkwijze, goede opdrachten en structureel gebruik, 6 tot 9 uur per week, ofwel 275 tot 415 uur per jaar. Optimaal, met een veilige gemeentelijke AI-omgeving, sjablonen, gestandaardiseerde processen en training, 9 tot 12 uur per week.

Wat het onderzoek zegt

De cijfers zijn getoetst aan onderzoek van buiten. Het experiment van de Britse overheid met 20.000 ambtenaren bij twaalf departementen leverde gemiddeld 26 minuten per dag op, ruim dertien werkdagen per jaar, met de grootste winst bij het opstellen van documenten. In Science verscheen in 2023 een experiment waarin professionals schrijftaken 40 procent sneller afrondden met 18 procent hogere kwaliteit. Harvard Business School en BCG vonden bij 758 consultants 25 procent tijdwinst en 40 procent hogere kwaliteit, zolang de taak binnen het bereik van AI viel.

Bewust staat er ook een Deens onderzoek in. Onder 25.000 werknemers die losse chatbots gebruikten was de tijdwinst maar 2,8 procent. Zonder werkwijze, sjablonen en training levert AI dus weinig op. Dat is precies het argument voor een goed ingerichte omgeving met agents per team, en niet voor een los abonnement op een chatbot.

Kosten en baten

Voor de waarde van de vrijgespeelde tijd rekent de one-pager met de Handleiding Overheidstarieven 2026 van het ministerie van BZK. De loonkosten van een medewerker in schaal 9 zijn 58 euro per productief uur, exclusief overhead. In het realistische scenario is de tijdwinst per medewerker daarmee 16.000 tot 24.000 euro per jaar waard, tegenover een richtprijs van circa 35 euro per medewerker per maand voor de GovGPT-licentie. Die licentie is terugverdiend na ongeveer zeven uur tijdwinst per jaar, zo'n tien minuten per week.

Voor een organisatie waarin vijftig medewerkers structureel met GovGPT werken gaat het om 8 tot 12 fte aan tijd. De one-pager noemt dat bewust vrijgespeelde tijd en geen kasbesparing. De winst wordt pas zichtbaar als de organisatie die tijd inzet voor inwoners, dossiers en achterstanden.

De medewerker blijft aan het stuur

De tijdwinst ontstaat alleen bij veilig en structureel gebruik. Dat betekent werken in een door de gemeente goedgekeurde AI-omgeving met de data onder eigen beheer, geen persoonsgegevens in consumententools, en AVG, informatiebeveiliging, archivering en Woo die onverkort gelden. Feiten, bronnen, juridische grondslag en bestuurlijke toon controleert de medewerker altijd zelf. GovGPT neemt geen besluiten over inwoners, stelt vervolgvragen en benoemt onzekerheid.

De one-pager sluit af met een eenvoudige meetmethode. Vier weken per taak bijhouden hoeveel tijd het normaal kost, hoeveel met AI en hoeveel extra controletijd erbij komt. Netto tijdwinst is normale tijd min AI-tijd min controletijd. Zo krijgt een gemeente eigen cijfers voor het collegevoorstel, in plaats van alleen die van ons.

Zelf aan de slag

Download de one-pager (pdf) en gebruik hem in het MT of het collegevoorstel. Meer over GovGPT, het soevereine AI-alternatief voor de overheid met EU-hosting en data die van de organisatie blijft, staat op govgpt.nl. Wil je de cijfers toetsen aan je eigen organisatie? Mail Pascal Mariany via pascal@civai.eu.

Bronnen. Government Digital Service, Microsoft 365 Copilot Experiment, cross-government findings report (2025). Noy en Zhang, Science (2023). Dell'Acqua e.a., Harvard Business School en BCG (2023). Humlum en Vestergaard, Denemarken (2025). Ministerie van BZK, Handleiding Overheidstarieven 2026. De uren per taak zijn indicatief.

Beeld ter illustratie, gemaakt met AI